Trong dự án outsourcing cho thị trường Nhật, một tài liệu được dịch đúng chưa chắc đã được mọi người hiểu giống nhau. Những từ quen thuộc như “khách hàng”, “doanh thu” hoặc “hoàn tất” có thể mang ý nghĩa khác nhau giữa phòng kinh doanh, vận hành và đội phát triển.
Với SIer, PM và người phụ trách DX, nên làm rõ các từ ảnh hưởng trực tiếp đến dữ liệu và xử lý trước khi viết đặc tả chi tiết. Một bảng thuật ngữ ngắn, có người xác nhận, là điểm bắt đầu thực tế.
1. Chọn những từ có thể làm thay đổi cách xử lý
Không cần lập từ điển cho toàn bộ doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ tên đối tượng, trạng thái, ngày nghiệp vụ và chỉ tiêu xuất hiện trong phạm vi sắp phát triển.
Với mỗi từ, hỏi: ai sử dụng, ở màn hình hay báo cáo nào, và cách hiểu khác nhau sẽ dẫn đến quyết định nào khác nhau? Nếu “ngày hoàn tất” quyết định đơn hàng được đưa vào kỳ báo cáo nào, định nghĩa đó cần được xác nhận trước khi thiết kế phép lọc.
2. Ghi ý nghĩa nghiệp vụ bên cạnh bản dịch
Mỗi mục nên có thuật ngữ tiếng Nhật, cách gọi thống nhất bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, định nghĩa trong dự án, ví dụ và người xác nhận. Ghi thêm những khái niệm dễ nhầm nhưng không được coi là tương đương.
Chẳng hạn, “bên đặt hàng”, “bên nhận hàng” và “bên thanh toán” có thể là các tổ chức khác nhau. Dịch cả ba thành “khách hàng” sẽ che mất điều cần làm rõ khi thiết kế dữ liệu. Người phiên dịch hỗ trợ diễn đạt; người phụ trách nghiệp vụ xác nhận ý nghĩa.
3. Kiểm tra bằng một tình huống cụ thể
Tình huống giả định: phía Nhật yêu cầu màn hình “doanh thu tháng”. Phòng kinh doanh muốn xem giá trị đơn đã xác nhận, còn bộ phận vận hành muốn xem giá trị hàng đã giao. Đội Việt Nam chưa được thông báo về sự khác biệt này.
Hai bên thử một đơn xác nhận trong tháng này nhưng giao tháng sau: đơn đó thuộc báo cáo nào? Sau trao đổi, nhóm tách thành hai chỉ tiêu, đặt tên rõ và ghi điều kiện đưa dữ liệu vào từng chỉ tiêu. Đây là ví dụ về định nghĩa báo cáo nội bộ, không phải hướng dẫn ghi nhận doanh thu kế toán.
4. Cho phép “chưa thống nhất”, nhưng chỉ rõ người xử lý
Đừng biến cách hiểu tạm thời thành yêu cầu đã chốt. Đánh dấu thuật ngữ còn mở, người cần trả lời và thời điểm mong muốn có quyết định. Nêu rõ phần thiết kế đang phụ thuộc vào câu trả lời.
Nếu cần tiếp tục phần việc khác, ghi giả định và giới hạn áp dụng. Khi ý nghĩa được xác nhận, kiểm tra lại màn hình, báo cáo và trường dữ liệu liên quan trước khi đóng câu hỏi.
5. Duy trì một nơi tham chiếu chung
Đặt bảng thuật ngữ ở nơi cả hai bên truy cập được và liên kết từ đặc tả, tác vụ, nội dung rà soát. Khi đổi định nghĩa, lưu lý do, người xác nhận và các phần bị ảnh hưởng.
Trong buổi rà soát, đề nghị đội phát triển giải thích lại bằng một ví dụ nghiệp vụ. Câu trả lời cụ thể giúp người phụ trách xác nhận mức độ hiểu, thay vì chỉ nhận được lời đồng ý “đã rõ”.
Cùng TECHNEST làm rõ yêu cầu từ đầu
TECHNEST có nhiều năm làm việc với thị trường Nhật, thiết kế và phát triển hệ thống nghiệp vụ, hiện đại hóa legacy và cộng tác với đối tác tư vấn Nhật.
Nếu đang chuẩn bị dự án, anh/chị có thể bắt đầu trao đổi từ một quy trình hoặc báo cáo đang khó thống nhất. Xem dịch vụ outsourcing hoặc liên hệ TECHNEST để cùng làm rõ phạm vi và cách phối hợp.
