Khi cân nhắc phát triển offshore tại Việt Nam, doanh nghiệp Nhật thường bắt đầu từ báo giá và năng lực đội ngũ. Tuy nhiên, người phụ trách dự án còn cần biết nội bộ phải dành bao nhiêu thời gian để chuẩn bị đầu vào, giải thích nghiệp vụ và xác nhận kết quả.
Một giai đoạn thử có phạm vi rõ là cơ hội quan sát phần công việc này. Mục đích là tìm mô hình hợp tác phù hợp với nguồn lực thực tế, đồng thời nhận diện những hoạt động có thể tổ chức tốt hơn.
1. Xác định công việc nào cần ghi nhận
Chọn một nhóm công việc đại diện, có đầu ra và tiêu chí hoàn thành đã thống nhất. Trước khi bắt đầu, liệt kê các hoạt động phía khách hàng: chuẩn bị tài liệu, trả lời câu hỏi, rà soát thiết kế, kiểm tra kết quả và phối hợp với bên liên quan.
Ghi thời gian thực hiện theo hoạt động và vai trò. Tách thời gian làm việc khỏi thời gian lịch chờ phản hồi: chờ hai ngày không đồng nghĩa với hai ngày công. Với cuộc họp, ghi công sức theo số người tham gia, không chỉ độ dài cuộc họp.
2. Tách công sức khởi động và công việc lặp lại
Giới thiệu hệ thống, giải thích quy trình và thiết lập cách trao đổi là những việc ban đầu. Rà soát đầu ra hoặc quyết định ưu tiên có thể tiếp tục trong suốt dự án.
Không lấy toàn bộ công sức tuần đầu để nhân thẳng cho nhiều tháng. Ngược lại, cũng không mặc định mọi câu hỏi sẽ biến mất sau giai đoạn làm quen. Hãy đánh dấu việc chỉ xảy ra lúc khởi động, việc lặp lại và phần chưa đủ dữ liệu để kết luận.
3. Phân biệt quyết định cần thiết và công việc làm lại
Thời gian khách hàng xác nhận chính sách nghiệp vụ là một phần cần thiết của dự án. Thời gian tìm lại tài liệu, trả lời cùng một câu hỏi hoặc kiểm tra nhầm phiên bản lại gợi ý vấn đề trong cách phối hợp.
Với mỗi hoạt động làm lại, ghi nguyên nhân quan sát được và cách thử cải thiện. Tránh quy mọi thời gian phát sinh thành lỗi của một phía khi chưa kiểm tra bối cảnh.
4. Ví dụ giả định: giảm việc chuẩn bị lặp lại
Một SIer giao đội offshore phát triển báo cáo quản lý đơn hàng. Người phụ trách phía Nhật phải tổng hợp dữ liệu mẫu riêng cho từng câu hỏi và giải thích lại bối cảnh ở nhiều cuộc họp.
Sau khi xem nhật ký hoạt động, hai bên thống nhất một bộ dữ liệu mẫu dùng chung, ghi câu trả lời tại cùng nơi theo dõi và gửi nội dung cần quyết định trước cuộc họp. Ở phần việc tiếp theo, họ tiếp tục ghi nhận công sức để kiểm tra cách làm mới có phù hợp hay không. Không giả định trước tỷ lệ tiết kiệm.
5. Đọc chi phí cùng chất lượng đầu ra
Khi đánh giá, đặt phí đối tác bên cạnh công sức nội bộ và các khoản trực tiếp khác chưa nằm trong báo giá. Nếu quy đổi thời gian thành tiền, dùng cùng một cơ sở tính nội bộ và tránh cộng lại khoản đã được tính trong phí dịch vụ.
Đồng thời xem kết quả đã đạt tiêu chí nào, vấn đề nào còn mở và ai sẽ xử lý. Ít giờ phối hợp không tự chứng minh hiệu quả nếu các quyết định cần thiết hoặc việc kiểm tra chưa được thực hiện.
Cùng TECHNEST kiểm chứng cách hợp tác
TECHNEST có nhiều năm làm việc với thị trường Nhật, kinh nghiệm thiết kế và phát triển hệ thống nghiệp vụ, cùng quy trình nội bộ được chuẩn hóa bằng các công cụ tự phát triển.
Hãy bắt đầu từ một phạm vi thử và thống nhất cách ghi nhận công việc của hai bên. Xem dịch vụ outsourcing hoặc liên hệ TECHNEST để trao đổi mô hình phù hợp với đội ngũ hiện tại.
