Khi chuẩn bị thuê đối tác offshore làm mới hệ thống nghiệp vụ, yêu cầu “giữ nguyên toàn bộ chức năng” có vẻ dễ thống nhất. Tuy nhiên, danh sách màn hình cũ chưa giải thích được chức năng nào vẫn cần thiết, chức năng nào trùng lặp và chức năng nào chưa rõ người sử dụng.
Với SIer, CTO và người phụ trách DX, một bước đáng làm trước khi chốt phạm vi là lập danh mục quyết định: làm lại, giữ tạm, khảo sát thêm hoặc đề xuất dừng.
1. Bắt đầu từ công việc, không chỉ từ màn hình
Với mỗi chức năng, ghi rõ ai sử dụng, phục vụ công việc gì, dùng vào thời điểm nào và kết quả được chuyển cho ai. Đối chiếu trao đổi với bộ phận nghiệp vụ cùng tài liệu, báo cáo đầu ra và lịch xử lý tự động nếu có.
Không có lượt truy cập trong một khoảng thời gian chưa đủ để kết luận “không dùng”. Hãy hỏi riêng về xử lý cuối kỳ, công việc theo năm và tình huống ít xảy ra. Đồng thời kiểm tra liệu một hệ thống khác có đang sử dụng đầu ra của chức năng đó.
2. Chốt từng quyết định bằng căn cứ
Một bảng rà soát có thể gồm: chức năng, chủ sở hữu nghiệp vụ, bằng chứng sử dụng, phụ thuộc, hướng xử lý, người phê duyệt và ngày xem xét lại. Phân biệt rõ bốn hướng:
- Làm lại: nhu cầu còn tồn tại và đã xác định đầu ra cần giữ.
- Giữ tạm: còn phụ thuộc; cần thời hạn và người chịu trách nhiệm vận hành.
- Khảo sát thêm: thiếu căn cứ; ghi câu hỏi, người trả lời và hạn xác nhận.
- Đề xuất dừng: có phương án thay thế hoặc không còn nhu cầu; chờ chủ sở hữu phê duyệt.
Đội phát triển đánh giá ảnh hưởng kỹ thuật; người có thẩm quyền phía khách hàng quyết định nhu cầu nghiệp vụ. Không mặc định im lặng là đồng ý loại bỏ.
3. Tình huống minh họa — giả định
Một SIer chuẩn bị làm mới hệ thống quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp Nhật. Trong danh sách có hai báo cáo doanh thu gần giống nhau. Nhóm dự án đề xuất gộp thành một để thu gọn phạm vi.
Khi xác nhận với kế toán, nhóm phát hiện báo cáo thứ hai dùng cho đối soát cuối năm, với quy tắc xử lý đơn hủy khác báo cáo hằng tháng. Quyết định phù hợp lúc này là giữ nhu cầu đối soát, làm rõ quy tắc và xem xét dùng chung nguồn dữ liệu. Việc gộp giao diện được đánh giá riêng. Đây là ví dụ giả định, không phải dự án hay kết quả của TECHNEST.
4. Đưa phần loại trừ vào kế hoạch
Khi thống nhất dừng một chức năng, hãy ghi rõ dữ liệu cũ sẽ được tra cứu bằng cách nào, ai tiếp nhận câu hỏi và điều kiện xem xét lại quyết định. Chốt riêng phương án lưu giữ dữ liệu; dừng chức năng không đồng nghĩa với xóa dữ liệu.
Danh mục đã duyệt nên đi cùng yêu cầu phát triển và tiêu chí nghiệm thu. Trong phối hợp Nhật–Việt, dùng cùng mã chức năng và bản ghi quyết định để hai bên đối chiếu. Mục chưa rõ cần được nêu thành giả định hoặc việc khảo sát, thay vì âm thầm đưa vào hay loại khỏi báo giá.
5. Trao đổi với TECHNEST
TECHNEST có nhiều năm làm việc với thị trường Nhật trong thiết kế, phát triển hệ thống nghiệp vụ và hiện đại hóa legacy, đồng thời cộng tác với đối tác tư vấn Nhật. Chúng tôi đề xuất bắt đầu cuộc trao đổi bằng một luồng nghiệp vụ cụ thể cùng danh sách chức năng còn phân vân.
Xem dịch vụ hệ thống nghiệp vụ hoặc trao đổi với TECHNEST để cùng làm rõ phạm vi khảo sát và đầu ra cần thống nhất trước khi phát triển.
