日本向けのオフショア開発では、資料が正しく翻訳されていても、全員が同じ意味で理解しているとは限りません。「顧客」「売上」「完了」といった身近な言葉でも、営業部門、業務部門、開発チームで捉え方が異なることがあります。
SIerのご担当者、PM、DX推進担当者は、詳細な仕様書を作る前に、データや処理に直接影響する用語を整理してみてはいかがでしょうか。確認者を明記した簡潔な用語集から始める方法を提案します。
1. 処理の違いにつながる用語を選ぶ
最初から全社の用語辞典を作る必要はありません。これから開発する範囲に登場する業務上の対象、ステータス、日付、指標を優先します。
各用語について、誰が使うのか、どの画面や帳票に登場するのか、解釈が違うと何の判断が変わるのかを確認します。例えば「完了日」が受注を集計する期間を決めるのであれば、抽出条件を設計する前に定義の確認が必要です。
2. 訳語と業務上の意味をセットで記録する
各項目には、日本語の用語、統一したベトナム語または英語の表現、プロジェクト内での定義、具体例、確認者を記載します。混同しやすくても同一として扱わない概念も補足します。
例えば、発注元、納品先、支払者がそれぞれ異なる組織である場合があります。すべてを「顧客」と訳すと、データ設計で確認すべき違いが見えなくなります。通訳者は表現を支援し、業務上の意味は業務担当者が確認する、という役割分担を明確にします。
3. 具体的なケースで認識を確かめる
仮の例です。日本側から「月次売上」の画面を依頼されたものの、営業部門は確定した受注の金額、業務部門は納品済みの金額を見たいと考えており、ベトナム側にはその違いが伝わっていません。
そこで、今月受注が確定し、翌月に納品する注文を例に、どちらの集計に含めるかを確認します。話し合いの結果、二つの指標に分け、名称と集計条件を明記します。これは社内帳票の定義に関する例であり、会計上の収益認識を説明するものではありません。
4. 未確定事項は、確認先とともに残す
暫定的な解釈を、合意済みの要件として扱わないことが大切です。未確定の用語、回答が必要な担当者、希望する回答時期を記録し、どの設計が回答を待っているかを明らかにします。
ほかの作業を先に進める場合は、前提と適用範囲を記載します。意味が確定したら、関係する画面、帳票、データ項目を見直したうえで確認事項を完了にします。
5. 共通の参照先として維持する
用語集は双方が参照できる場所に置き、仕様書、タスク、レビュー記録からリンクします。定義を変更した際は、理由、確認者、影響する箇所を残します。
レビューでは、開発チームに業務の具体例を使って説明してもらいます。「理解しました」という返答だけでなく、説明の内容を通じて認識が合っているかを確認できます。
TECHNESTと、要件の認識合わせから
TECHNESTは、日本市場向けの長年の経験をもとに、業務システムの設計・開発、レガシーシステムの刷新、日本のコンサルティングパートナーとの協業に取り組んでいます。
プロジェクトをご検討中であれば、認識をそろえにくい業務フローや帳票からお聞かせください。開発アウトソーシングの体制をご覧いただくか、TECHNESTへお問い合わせいただき、開発範囲と協業の進め方を一緒に整理しましょう。
