Số hóa quy trình kinh doanh và Hỗ trợ IT cho ngành làm đẹp

About project

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, số hóa quy trình kinh doanh và Hỗ trợ IT trở thành nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp dịch vụ và bán lẻ nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Bài viết này, Technest sẽ chia sẻ dự án thực tế, nơi chúng tôi đã chuyển đổi hoạt động thủ công bằng Excel và giấy tờ sang hệ thống quản lý số hóa toàn diện, đồng thời đảm nhiệm vai trò bộ phận IT nội bộ cho chuỗi cửa hàng của khách hàng.

Thách thức khi dự án số hóa bị ngưng trệ

Khách hàng của chúng tôi là một công ty lớn và uy tín trong lĩnh vực dịch vụ làm đẹp và phân phối sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Dưới đây là thực trạng và thách thức mà doanh nghiệp gặp phải trước khi chúng tôi tham gia dự án:

• Hoạt động cốt lõi như quản lý lịch hẹn, CRM, tồn kho và bán hàng đều được vận hành thủ công.
• Công cụ chính là các file Excel và tài liệu giấy, gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Thiếu dữ liệu thời gian thực, khiến quyết định quản lý kém hiệu quả.
• Công ty đã thuê nhà cung cấp bên ngoài để phát triển hệ thống đặt lịch, CRM và tính năng số hóa.
• Tuy nhiên, nhà cung cấp cũ dừng dự án giữa chừng, khiến hệ thống chưa hoàn thiện và quy trình rơi vào hỗn loạn.
• Kết quả là mục tiêu chuyển đổi số bị đình trệ, đòi hỏi một đối tác mới đủ năng lực để tiếp quản và hoàn thiện dự án.

Yêu cầu dự án: Ổn định và số hóa toàn diện

Với kinh nghiệm và năng lực chuyên môn cao, chúng tôi được tin tưởng giao phó nhiệm vụ “giải cứu” dự án, với ba yêu cầu cốt lõi và cấp bách:

1. Tiếp quản và Hoàn thiện Chuyển đổi Số: Tiếp nhận toàn bộ dự án đang dang dở để số hóa các quy trình kinh doanh còn lại, đảm bảo hệ thống mới đi vào hoạt động trơn tru theo đúng yêu cầu của khách hàng.
2. Nâng cấp Hệ thống Báo cáo: Chỉnh sửa và nâng cấp các file báo cáo hiện tại để chúng trở nên dễ đọc, trực quan hơn, cung cấp cái nhìn sâu sắc và kịp thời về tình hình kinh doanh.
3. Đảm nhận Hỗ trợ IT Toàn diện: Đảm nhận vai trò bộ phận IT nội bộ, bao gồm việc thiết lập hạ tầng IT cho các cửa hàng mới và cung cấp dịch vụ Hỗ trợ IT Helpdesk liên tục cho mạng lưới cửa hàng và nhân viên.

Đây là một nhiệm vụ đa diện, đòi hỏi không chỉ kỹ năng lập trình mà còn là khả năng quản lý dự án, phân tích nghiệp vụ chuyên sâu và cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm.

Triển khai số hóa quy trình kinh doanh và hỗ trợ IT ngành làm đẹp

Chúng tôi đã xây dựng một lộ trình triển khai chi tiết, chia thành các giai đoạn rõ ràng để đảm bảo sự liền mạch và chất lượng của dự án:

1. Giai đoạn Handover – Nắm bắt và lên kế hoạch (2 tháng)

Sự thành công của việc tiếp quản một dự án dang dở phụ thuộc vào khả năng nắm bắt nhanh chóng và chính xác. Trong 2 tháng, đội ngũ của chúng tôi đã thực hiện:

• Đánh giá toàn diện: Phân tích kỹ lưỡng tình trạng hiện tại của dự án, xác định những phần đã hoàn thành, những phần còn thiếu sót, và đánh giá chất lượng của mã nguồn (source code) nhận được từ nhà cung cấp trước.
• Tiếp nhận và đọc hiểu: Đọc tài liệu, trao đổi với các bên liên quan để hiểu rõ nghiệp vụ kinh doanh và tiếp nhận source code một cách có hệ thống.
• Xây dựng lộ trình mới: Lập tức xây dựng một lộ trình triển khai chi tiết, phân công nhân sự chuyên trách cho từng mảng (phát triển phần mềm, phân tích dữ liệu, hỗ trợ IT) và thiết lập kế hoạch làm việc chặt chẽ.

2. Số hóa quy trình kinh doanh – Xây dựng nền tảng số hóa

Đây là trọng tâm của dự án, nhằm chuyển đổi các quy trình thủ công sang nền tảng số hóa mạnh mẽ:

• Hệ thống đặt lịch & CRM: Xây dựng một hệ thống đặt lịch hẹn và quản lý khách hàng (CRM) trên nền tảng web, cho phép khách hàng đặt lịch dễ dàng và nhân viên quản lý thông tin khách hàng, lịch sử dịch vụ một cách hiệu quả.
• Quản lý vận hành: Số hóa các quy trình quản lý dịch vụ, thông tin nhân viên, quản lý tồn kho sản phẩm chăm sóc sắc đẹp và quy trình bán hàng tại cửa hàng.
• Tích hợp báo cáo: Tích hợp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu ngay trên hệ thống, đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục và chính xác.

3. Nâng cấp File báo cáo – Biến dữ liệu thành thông tin chiến lược

Để tối ưu hóa khả năng ra quyết định, chúng tôi tập trung vào việc cải thiện hệ thống báo cáo:

• Chuẩn hóa cấu trúc và định dạng: Chỉnh sửa cấu trúc và định dạng của các file báo cáo (thường là Excel) để chúng trở nên dễ đọc, trực quan và chuyên nghiệp hơn thông qua việc sử dụng biểu đồ, bảng tổng hợp rõ ràng.
• Tự động hóa tổng hợp: Tự động hóa quá trình trích xuất và tổng hợp dữ liệu từ hệ thống mới vào các file báo cáo, loại bỏ hoàn toàn công việc tổng hợp dữ liệu thủ công tốn thời gian.

4. Hỗ trợ IT và IT Helpdesk – Ổn định hạ tầng kỹ thuật

Việc Hỗ trợ IT và IT Helpdesk toàn diện đã giúp khách hàng giải quyết triệt để bài toán thiếu bộ phận IT nội bộ, đảm bảo hoạt động liên tục:

• Thiết lập hạ tầng mới: Thiết lập hạ tầng IT cho các cửa hàng mới được mở, bao gồm cấu hình máy tính, máy in, mạng internet và các thiết bị ngoại vi khác.
• Quản lý vận hành và hỗ trợ: Triển khai một hệ thống quản lý vận hành IT (ITSM) để tiếp nhận, phân loại và xử lý các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật từ nhân viên mạng lưới cửa hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Kết quả số hóa quy trình kinh doanh và hỗ trợ IT

Sau quá trình triển khai thần tốc và chuyên nghiệp, dự án đã mang lại những kết quả vượt trội:

• Chuyển đổi số thành công: Số hóa thành công các quy trình kinh doanh cốt lõi của khách hàng (đặt lịch, CRM, quản lý tồn kho, bán hàng) lên hệ thống mới, loại bỏ sự phụ thuộc vào Excel và giấy tờ.
• Nâng cao chất lượng báo cáo: Chất lượng và cách trình bày thông tin trong báo cáo kinh doanh được nâng cao rõ rệt, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác hơn.
• Hạ tầng ổn định: Hạ tầng IT tại các cửa hàng hoạt động ổn định, được quản lý tập trung, giảm thiểu tối đa sự cố kỹ thuật.
• Tăng cường trải nghiệm nhân viên: Dịch vụ Hỗ trợ IT kịp thời (Helpdesk) đã giải quyết nhanh chóng các vấn đề kỹ thuật, nâng cao năng suất và trải nghiệm làm việc cho nhân viên tại cửa hàng.

Dự án này là minh chứng rõ ràng cho năng lực chuyên môn trong việc số hóa quy trình kinh doanh và Hỗ trợ IT toàn diện. Khả năng tiếp quản nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ và linh hoạt các yêu cầu phức tạp của khách hàng đã khẳng định vị thế của chúng tôi là đối tác công nghệ đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp bứt phá mọi giới hạn vận hành trong thời đại số.